ผู้ช่วยของคุณเข้าใจภาษาที่เราใช้พูดกันทั่วไป ไม่ต้องใช้คำสั่งพิเศษหรือรูปแบบเฉพาะ แต่นิสัยบางอย่างจะทำให้การคุยราบรื่นขึ้นมาก
สิ่งที่ได้ผลดี
- บอกให้ชัดว่าต้องการอะไร “เขียนอีเมลขอบคุณสั้นๆ ถึง Markus หลังคุยกันวันนี้ เราคุยเรื่องข้อเสนอไตรมาส 3” ดีกว่า “เขียนอีเมล”
- ให้บริบท ยิ่งผู้ช่วยรู้มาก ผลลัพธ์ก็ยิ่งดี อย่าคิดว่าผู้ช่วยจำเรื่องที่คุยเมื่อวานได้ ถ้าคุณไม่เตือน
- ขอฉบับร่างก่อน สำหรับอะไรที่จะส่งถึงลูกค้า ให้บอกว่า “ร่างให้ดูก่อน ยังไม่ต้องส่ง” ผู้ช่วยจะแสดงผลงานให้คุณอนุมัติ
- บอกกำหนดเวลาตรงๆ “ต้องการก่อนบ่ายสามโมง” ใช้ได้ผล ผู้ช่วยของคุณให้ความสำคัญกับเวลา
สิ่งที่ได้ผลน้อยกว่า
- คำขอที่กว้างเกินไป “ช่วยเรื่องธุรกิจหน่อย” ไม่พอให้ผู้ช่วยลงมือทำ ลองระบุงานที่เจาะจง
- คิดว่าผู้ช่วยจำได้ทุกอย่าง ผู้ช่วยของคุณมีความจำที่ดี แต่ถ้าคุยห่างกันนาน ควรย้ำบริบทที่สำคัญอีกครั้ง
- งานหลายขั้นตอนในประโยคเดียว แบ่งโปรเจกต์ที่ซับซ้อนเป็นขั้นตอน เช่น “ก่อนอื่น สรุป PDF ที่แนบมา จากนั้นเสนอคำถามติดตามสามข้อที่ฉันส่งได้”
คำขออนุมัติ
ถ้าคุณตั้งผู้ช่วยเป็น “ถามก่อน” ทุกคำสั่งใหม่จะรอคุณก่อนจึงจะรัน จะมีการ์ดในการสนทนาบอกว่าผู้ช่วยต้องการทำอะไร พร้อมปุ่ม “อนุญาตครั้งเดียว” “อนุญาตเสมอที่นี่” และ “ปฏิเสธ” ถ้าอยากให้ทำอีกแบบ ให้ปฏิเสธแล้วบอกว่าต้องการให้เปลี่ยนอะไร
แนวคิดที่ดี
ลองมองผู้ช่วยเป็นเพื่อนร่วมทีมใหม่ที่เก่งงาน แต่ยังไม่รู้ว่าคุณชอบอะไรอย่างไร บอกให้ชัด เจาะจง และบอกเมื่อมีอะไรไม่ถูกใจ ยิ่งใช้ ผู้ช่วยก็ยิ่งทำได้ดีขึ้น