Je assistent begrijpt gewone taal. Je hebt geen speciale opdrachten of vaste opmaak nodig. Maar met een paar gewoontes gaan gesprekken een stuk soepeler.
Wat goed werkt
- Zeg precies wat je wilt. “Schrijf een korte bedankmail aan Markus na ons gesprek van vandaag. We hebben het voorstel voor Q3 besproken” werkt beter dan “schrijf een e-mail”.
- Geef context. Hoe meer je assistent weet, hoe beter het resultaat. Ga er niet van uit dat hij onthoudt wat jullie gisteren bespraken, tenzij je hem eraan herinnert.
- Vraag eerst om een concept. Zeg bij alles wat naar klanten gaat: “maak eerst een concept, verstuur nog niet.” Je assistent laat je het resultaat dan eerst zien.
- Noem deadlines gewoon. “Ik heb dit voor 15.00 uur nodig” werkt prima. Je assistent neemt tijd serieus.
Wat minder goed werkt
- Heel vage verzoeken. Met “help me met mijn bedrijf” heeft je assistent te weinig om mee aan de slag te gaan. Noem liever een concrete taak.
- Denken dat hij alles onthoudt. Je assistent heeft een goed geheugen, maar het helpt om belangrijke context nog eens te noemen als er lang tussen gesprekken zit.
- Taken met meerdere stappen in één zin. Verdeel grotere klussen in stappen: “Vat eerst de bijgevoegde pdf samen. Stel daarna drie vervolgvragen voor die ik kan sturen.”
Verzoeken om goedkeuring
Heb je een assistent op “Vraagt eerst” gezet, dan wacht elke nieuwe opdracht op jou voordat hij wordt uitgevoerd. Een kaart in het gesprek laat zien wat de assistent wil doen, met “Eén keer toestaan”, “Hier altijd toestaan” en “Weigeren”. Wil je dat iets anders gaat, weiger het dan en zeg wat er moet veranderen.
Een goede houding
Zie je assistent als een capabele nieuwe collega die goed is in zijn werk, maar je voorkeuren nog niet kent. Wees duidelijk en concreet, en geef feedback als iets niet klopt. Hoe meer je hem gebruikt, hoe beter hij wordt.