Aðstoðarmaðurinn þinn skilur venjulegt mál. Þú þarft engar sérstakar skipanir eða snið. En nokkrar venjur gera samtölin mun auðveldari.
Það sem virkar vel
- Segðu nákvæmlega hvað þú vilt. „Skrifaðu stuttan þakkarpóst til Markus eftir símtalið okkar í dag. Við ræddum tillöguna fyrir þriðja ársfjórðung“ er betra en „skrifaðu tölvupóst“.
- Gefðu samhengi. Því meira sem aðstoðarmaðurinn veit, því betri verður útkoman. Ekki gera ráð fyrir að hann muni samhengi úr samtali í gær nema þú minnir hann á það.
- Biddu um uppkast fyrst. Fyrir allt sem fer til viðskiptavina skaltu segja „gerðu uppkast fyrst, ekki senda strax“. Aðstoðarmaðurinn sýnir þér niðurstöðuna til samþykktar.
- Segðu skýrt frá tímamörkum. „Ég þarf þetta fyrir klukkan 15“ virkar vel. Aðstoðarmaðurinn tekur tímasetningar alvarlega.
Það sem virkar síður
- Mjög óljósar beiðnir. „Hjálpaðu mér með reksturinn“ gefur aðstoðarmanninum ekki nóg til að vinna úr. Reyndu að nefna eitt ákveðið verk.
- Að gera ráð fyrir að hann muni allt. Aðstoðarmaðurinn hefur gott minni, en það hjálpar að endurtaka mikilvægt samhengi ef langt líður á milli samtala.
- Mörg skref í einni setningu. Skiptu stórum verkefnum í skref: „Fyrst skaltu draga saman PDF-skjalið í viðhenginu. Stingdu svo upp á þremur eftirfylgnispurningum sem ég gæti sent.“
Beiðnir um samþykki
Ef þú stillir aðstoðarmann á Spyr fyrst bíður hver ný skipun eftir þér áður en hún er keyrð: spjald í samtalinu segir hvað hann vill gera, með Leyfa einu sinni, Leyfa alltaf hér og Hafna. Ef þú vilt að eitthvað sé gert öðruvísi skaltu hafna því og segja hvað á að breyta.
Gott hugarfar
Hugsaðu um aðstoðarmanninn eins og snjallan nýjan liðsfélaga sem er góður í starfi sínu en þekkir ekki enn þínar óskir. Hafðu beiðnirnar skýrar og nákvæmar og segðu til þegar eitthvað er ekki rétt. Hann batnar eftir því sem þú notar hann meira.