Trợ lý của bạn hiểu ngôn ngữ thường ngày. Bạn không cần lệnh đặc biệt hay định dạng nào cả. Nhưng vài thói quen nhỏ sẽ giúp cuộc trò chuyện suôn sẻ hơn nhiều.
Điều gì hiệu quả
- Nói rõ bạn muốn gì. “Viết một email cảm ơn ngắn gửi Markus sau cuộc gọi hôm nay. Chúng tôi đã bàn về đề xuất quý 3” tốt hơn “viết một email”.
- Cho thêm bối cảnh. Trợ lý càng biết nhiều thì kết quả càng tốt. Đừng cho rằng trợ lý còn nhớ bối cảnh của cuộc trò chuyện hôm qua, trừ khi bạn nhắc lại.
- Nhờ viết bản nháp trước. Với bất cứ thứ gì bạn sẽ gửi cho khách hàng, hãy nói “viết nháp trước, đừng gửi vội”. Trợ lý sẽ đưa kết quả cho bạn duyệt.
- Nói thẳng về thời hạn. “Tôi cần cái này trước 3 giờ chiều” là được. Trợ lý coi trọng thời gian.
Điều gì kém hiệu quả hơn
- Yêu cầu quá mơ hồ. “Giúp tôi lo việc kinh doanh” không cho trợ lý đủ thông tin để bắt tay vào làm. Hãy thử nêu một việc cụ thể.
- Cho rằng trợ lý nhớ hết mọi thứ. Trợ lý có trí nhớ tốt, nhưng nếu hai cuộc trò chuyện cách nhau lâu, bạn nên nhắc lại bối cảnh quan trọng.
- Nhiều bước gộp trong một câu. Hãy chia dự án phức tạp thành từng bước: “Trước tiên, tóm tắt tệp PDF đính kèm. Sau đó gợi ý ba câu hỏi tiếp theo mà tôi có thể gửi.”
Yêu cầu xin duyệt
Nếu bạn đặt một trợ lý ở mức “Hỏi trước”, mọi lệnh mới đều chờ bạn đồng ý rồi mới chạy: một thẻ trong cuộc trò chuyện cho biết trợ lý muốn làm gì, kèm các lựa chọn Cho phép một lần, Luôn cho phép ở đây và Từ chối. Nếu bạn muốn việc đó được làm theo cách khác, hãy từ chối và nói rõ cần đổi gì.
Một cách nghĩ hay
Hãy coi trợ lý như một thành viên mới giỏi việc nhưng chưa biết sở thích riêng của bạn. Hãy nói rõ, nói cụ thể, và góp ý khi có gì chưa đúng. Bạn dùng càng nhiều, trợ lý càng làm tốt hơn.