アシスタントは、ふだんの言葉を理解します。特別なコマンドも、決まった書き方も要りません。ただ、いくつかの習慣があると、やりとりがぐっとスムーズになります。
うまくいく伝え方
- してほしいことを具体的に伝えます。「メールを書いて」より、「今日の電話のあと、Markusさんに短いお礼のメールを書いて。話したのはQ3の提案です」のほうがうまくいきます。
- 背景を伝えます。アシスタントが知っていることが多いほど、結果も良くなります。昨日の会話の内容を覚えているとは思わず、必要なら改めて伝えてください。
- まず下書きを頼みます。お客様に送るものは、「まず下書きにして、まだ送らないで」と伝えましょう。アシスタントが出来上がりを見せて、承認を待ちます。
- 期限ははっきり伝えます。「午後3時までに必要です」と言えば伝わります。アシスタントは時間を大切に扱います。
うまくいきにくい伝え方
- とてもあいまいな頼み方。「仕事を手伝って」だけでは、アシスタントが動くための手がかりが足りません。具体的な作業を1つ挙げてみてください。
- 何でも覚えているものと思うこと。アシスタントの記憶は確かですが、会話の間が長く空いたときは、大事な背景をもう一度伝えると助けになります。
- 複数の手順を1文で頼むこと。大きな仕事は手順に分けましょう。「まず、添付のPDFを要約して。次に、私が送れそうなフォローの質問を3つ挙げて」のようにします。
承認のリクエスト
アシスタントを「先に確認」にしている場合、初めてのコマンドは、実行する前にあなたの返事を待ちます。会話の中にカードが出て、何をしようとしているかが書かれ、「今回だけ許可」「ここでは常に許可」「拒否」が選べます。別のやり方にしたいときは、拒否して、何を変えてほしいかを伝えてください。
心がまえ
アシスタントは、仕事はよくできるけれど、あなたの好みはまだ知らない、頼れる新しいチームメンバーだと考えてください。はっきり、具体的に伝えて、違うときはそう教えてあげましょう。使うほど、よくなっていきます。