Il tuo assistente capisce il linguaggio di tutti i giorni. Non servono comandi speciali né un formato preciso. Ma qualche abitudine rende le conversazioni molto più scorrevoli.
Cosa funziona bene
- Di' con precisione cosa vuoi. «Scrivi una breve email di ringraziamento a Markus dopo la nostra chiamata di oggi. Abbiamo parlato della proposta per il terzo trimestre» va meglio di «scrivi un'email».
- Dai il contesto. Più il tuo assistente sa, meglio lavora. Non dare per scontato che ricordi una conversazione di ieri, a meno che tu non glielo ricordi.
- Chiedi prima una bozza. Per tutto ciò che invierai ai clienti, di' «prepara prima una bozza, non inviare ancora». Il tuo assistente ti mostrerà il risultato da approvare.
- Sii diretto sulle scadenze. «Mi serve prima delle 15» funziona. Il tuo assistente prende i tempi sul serio.
Cosa funziona meno bene
- Richieste troppo vaghe. «Aiutami con la mia attività» non dà al tuo assistente abbastanza per agire. Prova a indicare un compito preciso.
- Dare per scontato che ricordi tutto. Il tuo assistente ha una buona memoria, ma conviene ripetere il contesto importante quando passa molto tempo tra una conversazione e l'altra.
- Più passaggi in una sola frase. Spezza i progetti complessi in fasi: «Prima riassumi il PDF allegato. Poi suggeriscimi tre domande di approfondimento che potrei inviare».
Richieste di approvazione
Se imposti un assistente su «Chiede prima», ogni nuovo comando aspetta il tuo via libera prima di partire: una scheda nella conversazione dice cosa vuole fare, con «Consenti una volta», «Consenti sempre qui» e «Nega». Se vuoi che una cosa venga fatta in un altro modo, nega e di' cosa cambiare.
Un buon modo di pensarci
Pensa al tuo assistente come a un nuovo collega in gamba, bravo nel suo lavoro ma che ancora non conosce le tue preferenze. Sii chiaro, sii preciso e dagli un riscontro quando qualcosa non va. Più lo usi, meglio lavora.