Avustajasi ymmärtää tavallista kieltä. Et tarvitse erikoiskomentoja etkä tiettyä muotoa. Muutama tapa kuitenkin tekee keskusteluista paljon sujuvampia.
Mikä toimii hyvin
- Kerro tarkasti, mitä haluat. ”Kirjoita lyhyt kiitosviesti Markukselle tämänpäiväisen puhelumme jälkeen. Puhuimme kolmannen neljänneksen tarjouksesta” on parempi kuin ”kirjoita sähköposti”.
- Anna taustatietoa. Mitä enemmän avustajasi tietää, sitä parempi tulos on. Älä oleta, että se muistaa eilisen keskustelun, ellet muistuta siitä.
- Pyydä ensin luonnos. Kun kyse on jostain, mikä menee asiakkaille, sano ”tee tästä ensin luonnos, älä lähetä vielä”. Avustajasi näyttää tuloksen hyväksyttäväksesi.
- Sano aikataulut suoraan. ”Tarvitsen tämän ennen kolmea iltapäivällä” toimii. Avustajasi ottaa ajoituksen vakavasti.
Mikä toimii huonommin
- Hyvin epämääräiset pyynnöt. ”Auta minua yritykseni kanssa” ei anna avustajalle tarpeeksi, jotta se voisi toimia. Yritä nimetä jokin tietty tehtävä.
- Oletus, että se muistaa kaiken. Avustajallasi on vahva muisti, mutta kannattaa kertoa tärkeä tausta uudelleen, jos keskustelujen välissä on pitkä tauko.
- Monta vaihetta yhdessä lauseessa. Jaa isommat työt vaiheisiin: ”Tee ensin yhteenveto liitteenä olevasta PDF:stä. Ehdota sitten kolme jatkokysymystä, jotka voisin lähettää.”
Hyväksyntäpyynnöt
Jos asetat avustajan tasolle ”Kysyy ensin”, jokainen uusi komento odottaa sinua ennen kuin se suoritetaan. Keskusteluun tulee kortti, joka kertoo, mitä avustaja haluaa tehdä, ja vaihtoehdot ”Salli kerran”, ”Salli aina täällä” ja ”Kiellä”. Jos haluat jotain tehtävän toisin, kiellä toimenpide ja kerro, mitä pitää muuttaa.
Hyvä ajattelutapa
Ajattele avustajaasi taitavana uutena työkaverina, joka osaa työnsä mutta ei vielä tunne omia mieltymyksiäsi. Ole selkeä ja tarkka, ja anna palautetta, kun jokin ei mene oikein. Mitä enemmän käytät sitä, sitä paremmaksi se tulee.